Comunicazione interna: i migliori strumenti di IA che i responsabili della comunicazione devono conoscere

Alcune cose non cambiano mai: la comunicazione interna è tuttora un fattore fondamentale per il successo delle aziende e contribuisce in maniera significativa al grado di soddisfazione dei dipendenti. Altre cose stanno invece mutando in maniera rapida: l’intelligenza artificiale (IA) non si ferma solo alla comunicazione interna ma rappresenta uno strumento potente, a patto che venga utilizzato nel modo giusto. Ma come può l’IA migliorare la comunicazione interna in maniera concreta e quali strumenti sono più indicati e raccomandabili?

I vantaggi dell’utilizzo degli strumenti di intelligenza artificiale per la comunicazione interna

 

L’uso dell’intelligenza artificiale offre numerosi vantaggi all’azienda. Il risparmio di tempo gioca un ruolo essenziale: i processi di comunicazione automatizzati riducono il tempo dedicato ai compiti più ripetitivi, consentendo così ai dipendenti di concentrarsi sulle attività più strategiche. Questo porta a un conseguente aumento dell’efficienza. Le informazioni vengono rese disponibili in pochi secondi, migliorando così i flussi lavorativi. Anche il processo decisionale dei dirigenti è facilitato dall’accesso rapido e completo a informazioni pertinenti e ben elaborate. I vantaggi sopra citati contribuiscono, infine, a rafforzare la fedeltà dei dipendenti: una comunicazione trasparente e un lavoro efficiente promuovono la soddisfazione dei collaboratori, legandoli maggiormente all’azienda nel lungo termine.

Immagine di un cervello in rete per un post sul blog sull'intelligenza artificiale

Come gli strumenti di IA ottimizzano la comunicazione interna

 

1. Traduzioni in tempo reale per i team di tutto il mondo

Le aziende che vantano una presenza internazionale si trovano spesso ad affrontare barriere linguistiche. Strumenti di traduzione assistita come DeepL possono fornire ottime traduzioni in tempo reale e consentire una comunicazione fluida tra colleghi di lingue e Paesi differenti.

 

2. Riepilogo automatico delle informazioni

Email e report particolarmente lunghi possono richiedere molto tempo e impiegare risorse preziose. Grazie all’intelligenza artificiale le informazioni più importanti possono essere ricavate automaticamente dai documenti e presentate in brevi estratti. Ciò consente di risparmiare tempo e trasmettere informazioni in modo semplice e veloce.

3. Assistenza rapida attraverso i chatbot

I chatbot programmati specificamente per scopi interni possono rispondere alle domande più frequenti e fornire un supporto immediato ai dipendenti in caso di semplici problematiche. I chatbot interni possono essere utili anche per l’inserimento di nuovi dipendenti in azienda: questioni quali la spiegazione del sistema di archiviazione o l’elenco

delle risorse disponibili in ufficio possono essere prese in carico dall’IA. La significativa riduzione dei tempi di attesa porta quindi a un aumento dell’efficienza.

4. Suggerimenti personalizzati di contenuti

L’intelligenza artificiale è in grado di analizzare il comportamento comunicativo dei dipendenti e di proporre suggerimenti personalizzati per le informazioni più rilevanti. In questo modo si garantisce a ciascuno l’accesso alle informazioni più pertinenti.

5. Identificazione dell’umore e analisi dei feedback

L’umore dei dipendenti può essere dedotto da testi e conversazioni. Ciò consente all’azienda di intervenire tempestivamente in caso di problemi o insoddisfazioni, aumentando la fidelizzazione dei lavoratori. L’analisi dei feedback provenienti dai collaboratori consente inoltre di elaborare soluzioni personalizzate per esigenze e problematiche individuali.

 

Le nostre raccomandazioni per l’uso pratico

 

Nel grande e sempre crescente universo degli strumenti IA è facile perdersi. I consigli che seguono non sono di carattere pubblicitario, ma si basano sulla nostra esperienza e sono quelli da noi utilizzati.

  • Neuroflash o QuillBot possono essere utilizzati per creare testi come le newsletter interne.
  • Lo strumento Riverside è adatto alla trascrizione di file audio e video, in modo da convertire discussioni e riunioni in documenti scritti.
  • In alternativa al classico ChatGPT è possibile utilizzare Claude: questo strumento IA è in grado di leggere anche PDF e file di altro tipo.
  • Se volete creare video formativi, io vi aiuta. Con Courseau potete generare documenti per la vostra formazione o i vostri corsi.
  • Con Adobe Podcast potete incrementare enormemente la qualità del vostro podcast aziendale in pochi click.
  • I vostri flussi lavorativi sono spesso ripetitivi? Bardeen utilizza l’intelligenza artificiale per semplificarli.
  • È il tono che fa la musica! Un tono amichevole, anche se utilizzato nelle relazioni interne, può migliorare la collaborazione. Polite Post aiuta a rendere pacato e cortese perfino il terzo promemoria inviato.
  • Chi lavora in team internazionali ha spesso il desiderio di migliorare la propria conoscenza dell’inglese. ELSA AI aiuta a diventare abili e sciolti nelle conversazioni in lingua internazionale. Questo strumento di intelligenza artificiale consente persino di creare scenari aziendali basati su giochi di ruolo.
  • Siamo consapevoli che molti degli strumenti di IA finora elencati sono attualmente disponibili principalmente in lingua inglese, ma c’è un supporto anche per questo: il miglior traduttore al mondo, DeepL, aiuta anche nell’applicazione dell’IA.

Non dimenticate la tutela dei dati personali!

 

Sebbene i vantaggi dell’utilizzo dell’intelligenza artificiale siano evidenti, non bisogna dimenticare princìpi essenziali come la sicurezza e la protezione dei dati personali. Le tecnologie IA possono senza dubbio contribuire ad aumentare il rendimento e il livello di efficienza, ma è necessario adottare misure per impedire l’accesso non autorizzato ai dati aziendali riservati. In Europa è necessario il rispetto delle norme sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

 

Implementazione degli strumenti di IA per la comunicazione interna dell’azienda

 

Per inserire con successo gli strumenti di IA per la comunicazione interna in azienda sono necessarie una pianificazione e un’implementazione accurate. Prima di tutto è necessario condurre una valutazione delle reali esigenze per identificare sfide e carenze e per determinare la necessità specifica degli strumenti IA.

A ciò segue la selezione di strumenti appropriati e che soddisfino i requisiti e gli obiettivi aziendali. Si devono prendere in considerazione fattori come la semplicità d’uso e la possibile integrazione nei sistemi già esistenti. I dipendenti dovranno quindi imparare a usare i nuovi strumenti di IA, per esempio attraverso una formazione adatta, affinché possano essere utilizzati in maniera efficace.

Immagine di un mondo digitale per un blog post sull'intelligenza artificiale

Sviluppi e trend futuri nella comunicazione interna con l’ausilio dell’intelligenza artificiale

 

Il futuro della comunicazione interna sarà indubbiamente caratterizzato da ulteriori progressi della tecnologia AI. Uno sviluppo promettente è la crescente integrazione dell’IA nelle piattaforme virtuali per riunioni e meeting. Da un lato l’esperienza di una riunione diventerà ancora più realistica, mantenendo il senso di “squadra” a dispetto della distanza fisica. In secondo luogo, nel prossimo futuro gli assistenti controllati dall’intelligenza artificiale potrebbero occuparsi in modo automatico di compiti come prendere appunti o creare un’agenda durante gli appuntamenti, facilitando così la cooperazione.

La capacità dell’intelligenza artificiale di comprendere ed elaborare il linguaggio umano continua a evolversi. Ciò significa che i chatbot e gli assistenti virtuali potranno gestire compiti sempre più complessi, aiutando i dipendenti in modo rapido ed efficace. Grazie alla comprensione del linguaggio l’intelligenza artificiale facilita anche l’analisi dei feedback e dello stato d’animo generale dei dipendenti, permettendo di identificare tempestivamente le loro problematiche.

 

Sintesi

 

Nel complesso, l’IA può rendere le comunicazioni interne alle aziende più efficienti, personalizzate e ricettive; questo può portare a una migliore fidelizzazione dei dipendenti, a una maggiore produttività e a un ambiente di lavoro generalmente più gradevole. Tuttavia è importante utilizzare l’IA con prudenza e sempre nel rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati.

Non volete restare indietro?

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